烘焙與採購
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企業節慶烘焙採購：月餅代工與活動蛋糕分開寫需求書
企業節慶烘焙採購應把送客戶的月餅、即場分享的甜點和台上的展示蛋糕分開寫需求書。三者可以沿用同一品牌色，但批准月餅盒稿，不代表蛋糕尺寸、食用份數或交收安排也獲確認。先分清每項用途，再指定誰批樣本、誰收貨，才不會到活動當日仍爭論那張圖包括甚麼。
品牌資料可放在共用附件，食品和包裝則各有規格及版本。收貨要對應已批准樣本，涉及冷藏的產品須有合適地方存放。
先分清送禮與現場食用
數量要有單位，日期要有用途
先問月餅是送到辦公室統一派發，還是逐個客戶交收；蛋糕是供台上切餅，還是茶點時段真正供人食用。把盒數、每盒件數和食用份數分欄記錄。出席活動的客戶可能也收禮，不能因名單重疊就自動扣掉其中一項。
例如禮盒要在中秋前送出，活動卻安排在另一日，便不宜共用一個交付日期。需求書應列出每批用途及負責同事。預算也分開看食品、包裝與現場配套，報價若只寫總額，便請對方拆清範圍，避免比較到內容不同的方案。
若沒有自有配方，只想在現成月餅禮盒加品牌卡片，先問包裝訂製是否足夠。不必把簡單送禮變成配方開發項目；需要專屬產品時，也不能只用盒面設計交代食品要求。
| 採購用途 | 先確認的內容 | 不能沿用的批准 |
|---|---|---|
| 台上展示蛋糕 | 外觀尺寸、可食用部分、切分安排 | 月餅盒稿不能批准蛋糕份數 |
| 現場批量甜點 | 每款件數、逐份或共用包裝、分箱方式 | 展示蛋糕效果圖不能批准分發形式 |
| 品牌月餅送禮 | 食品樣本、盒內配置、標籤及交付批次 | 品牌配色批准不能批准產品或貯存要求 |
展示蛋糕先確認台上效果
外觀批准不等於食用份數批准
整理公司蛋糕訂造的查詢時，可先參考企業蛋糕的外觀與用途，再交代蛋糕要放在哪張枱、由哪個方向拍攝。需求書寫實際尺寸及字句，別只寫「大蛋糕」。若需要非食用展示層，應問是否可安排，並要求清楚標示可食用部分。
品牌標誌在平面圖清晰，縮到蛋糕牌上卻未必看得見。交稿前先確認字體、標誌比例和主視角；顏色則以雙方同意的樣本作比較，不把螢幕顏色當作實物必須完全一致的承諾。難以呈現的細字，可改放在旁邊的品牌立牌。
切餅儀式與分餅也要分開安排。請供應商說明預計切分方式，活動負責人再確定誰移走裝飾、誰切餅和分發。若台上蛋糕偏重展示，可另問後場分份甜點方案；不能自行假定裝飾很大便足夠所有賓客食用。
批量甜點按分發方式報價
逐份包裝和整個切分是不同交付
蛋糕批發頁面可用來比較大量訂購的形式，但公司仍要說明是逐份派發、放在茶點枱，還是每層辦公室收一個整蛋糕。每份大小及包裝方式會影響點算和分發。已決定逐份交給同事，就不要只用整個蛋糕的數量詢價。
把口味組合寫成可點算的件數，並問能否按樓層或部門分箱。預留份數由公司按名單決定，不把多送當成供應商義務。蛋糕盒、托盤和餐具是否包含也要問清，行政同事才能準備分發。
若部分同事有飲食限制，先收集需要避開的成分，再逐款向商戶查詢。純素或其他特殊飲食名稱不是認證，也不是無致敏物保證。資料未確認時，不把那款甜點標成「人人適合」，可讓有需要的人自行決定是否接受其他安排。
禮盒設計要留位置給食品資料
好看以外，也要讓收禮人讀得懂
選中秋月餅禮盒時，除了盒面風格，也要確認內托是否配合月餅大小、每款如何辨認，以及卡片放在哪裏。公司若自行加腰封或貼紙，先拿完整組裝樣本核對，避免包裝做好後才發現食品資料被遮住，或開盒會弄破內包裝。
食物安全中心說明，除豁免或另有規定，預先包裝食物一般須有食物名稱、配料、適用的日期、所需特別貯存條件、製造商或包裝商資料，以及數量或淨重等標示。公司應請供應商確認適用要求，不因禮盒免費送贈便自行判定可以省略。[1]
食安中心的致敏物指引亦要求含蛋、奶或木本堅果等指明致敏物的食物在配料表指明相關物質。品牌祝賀卡不能代替這些資料。混合口味禮盒應逐款取得資料並核對配對，別把其中一款的配料表當作整盒通用版本。[2]
代工樣本與品牌授權分開批准
每次確認都寫明批准了哪一部分
月餅OEM代工是查詢企業月餅產品與盒裝方向的入口；實際可做範圍仍須另問。需求書可分成食品樣本和包裝樣本兩部分，寫明想要的外形、口味及配置。只批准盒稿時，回覆應清楚寫「包裝外觀確認」，不要用一句「全部沒問題」帶過。
公司應先確認自己有權使用所交的標誌和圖案，再指定品牌同事批准應用方式。聯名活動尤其要問清雙方標誌排列。另可在訂單寫明設計檔和樣本照片可否供對方公開展示；交檔作製作用途，不應模糊成所有宣傳用途都已同意。
試食樣本要記下口味和版本，盒型樣本則檢查實際裝配。雙方先約定可接受的差異及哪些改動須重新確認。若試食後更換餡料，便重新核對配料資料和相關標籤；若只改祝福卡字句，則確認卡稿與受影響批次，避免無關項目也被重開。
收貨先核對批次，再安排入庫
點算、外觀和貯存由不同欄位承接
交付文件應能對上訂單版本，列出各批箱數、產品及指定收貨人。先約定外箱點算與開箱抽查的方式；發現少件或破損時，記下箱號和照片再聯絡供應商。異常品暫與正常批次分開，不為趕派禮而把尚未確認的產品混入名單。
食安中心建議冰皮月餅存放於攝氏四度或以下，雪糕月餅則於攝氏零下十八度或以下；這兩類月餅在室溫擺放超過兩小時後應棄掉。公司選款前便應核對接貨後的貯存能力，並依產品標示及供應商指示安排，不把空調辦公室當作冷藏設備。[3]
辦公室雪櫃空間不足，便先調整款式、批次或派發日期，而非等到送達才找位置。要向客戶逐批轉交，也應提供相應貯存提示和日期資料。剩餘禮盒記下存放位置及負責人，別讓未派出的食品在會議室過夜而無人跟進。
| 發現的情況 | 先記錄 | 下一個決定 |
|---|---|---|
| 箱數或件數不符 | 訂單版本、箱號及點算數量 | 向供應商確認差額處理，不擅自減派 |
| 外盒或內包裝破損 | 受影響箱號及照片 | 分開該批並查詢，不直接換盒掩蓋問題 |
| 標籤與口味配對不符 | 產品、標籤及批准資料 | 暫停相關派發，確認正確資料 |
| 冷藏位置未準備好 | 產品要求、可用設備及收貨時間 | 先與相關負責人處理貯存，不留在普通枱面 |
拍攝只用已批准的商品樣本
食品保管與影像工作另行交接
公司如需宣傳圖，可就已批准樣本向 BigDeal 查詢商品拍攝，交代用途及所需角度，例如盒面全景、開盒配置或蛋糕上的品牌字句。影像服務不等於食品製造或驗收；樣本供應、運送和拍完後的食品處理由公司另作安排。
拍攝用樣本可與派發貨分開編號，避免已開封、切開或反覆擺放的樣本混回禮盒。需要冷藏的食品何時取出及收回，應由指定保管人跟進。若畫面用了非食用道具或展示層，也要告知相關同事，不能靠拍攝人員自行判斷。
交照片前再核對實物是否沿用批准版本。包裝改了口味組合或標籤，舊照片可能不再適合宣傳。採購同事確認內容，品牌同事確認畫面用途，避免照片被誤用成成分或供應條件的證明。
- 月餅送禮、現場甜點與展示蛋糕各有用途及數量單位。
- 各批交付日期、收貨人和接貨後存放位置已確認。
- 食品樣本與包裝樣本分別記錄版本及批准範圍。
- 公司已確認標誌使用權及檔案、照片的公開用途。
- 逐款核對食品標籤、口味配對及特殊飲食查詢資料。
- 已約定點算、抽查和破損或資料不符時的跟進方式。
- 拍攝樣本與派發貨分開，食品保管有指定負責人。
企業採購最重要的不是把所有烘焙項目合成一份漂亮設計，而是讓每個批准有清楚範圍。月餅食品、禮盒和活動蛋糕分開確認，再把批次交收及保管接上，才能知道哪些已定案、哪些仍需查詢，讓品牌心意真正落在收禮人的體驗上。
只是加公司標誌，是否一定要做代工？
不一定。先說明標誌加在卡片、盒面還是食品上，再問可處理範圍。沿用現成產品、只改包裝，應按實際內容詢價；更改產品口味或外形，才另談食品樣本。
蛋糕與月餅可否放在同一張訂單？
可以詢問，但各項仍要有獨立規格及日期。禮盒提早派發、蛋糕留待活動當日使用，應分別列出收貨人和異常處理聯絡方式，不能共用一次驗收。
品牌部已批盒稿，採購還要確認甚麼？
還要確認食品樣本、每盒配置、標籤資料及交付安排。品牌部主要確認外觀，不能據此推定食品內容也定案。回覆供應商時寫明批准範圍，其他未決事項保留為待確認。
辦公室沒有合適冷藏設備，如何選月餅？
先把實際設備和派發時間告訴供應商，按產品要求選款或調整交收。不能只看外盒便判斷可常溫存放。若所選產品的貯存條件無法滿足，應更換方案，而非縮短展示時間便當作問題已解決。
拍攝樣本可否拍完直接送給客戶？
不要預設可以。拍攝可能涉及開封和切開，亦可能曾離開合適貯存環境。應把樣本與派發批次分開，事前確認用途及後續處理；照片批准只代表畫面可用，不代表樣本適合再送贈。
帶同用途、數量、樣本要求及交付日期，向相應食品供應商確認可做範圍與書面報價；如另需批准商品的影像，再獨立查詢拍攝安排。
資料來源與支持內容
- 食物安全中心：Food Labelling
除豁免或另有規定，預先包裝食物一般須有食物名稱、配料、適用日期、所需特別貯存條件、製造商或包裝商資料、數量或淨重等標示。
- 食物安全中心：有關食物致敏物、食物添加劑及日期格式的標籤指引
含蛋、奶、木本堅果等指明致敏物的食物須在配料表指明有關物質，額外提示不能替代配料表。
- 食物安全中心：月餅食物安全
冰皮月餅應存放於攝氏4度或以下，雪糕月餅攝氏零下18度或以下；兩類月餅在室溫擺放超過兩小時後應棄掉。