送禮與場合
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客戶禮籃品牌審批：標誌、名單與收貨分開確認
客戶禮籃品牌審批要把三件事分開：品牌同事批准可製作的設計，客戶負責人確認收禮資格與稱謂，採購再按有效名單放行交付。不要把一句「樣本可以」當作全部同意。先問對方能否接受禮物，再用同一訂單編號串起不同版本，既能減少印錯標誌，也不必讓核稿的人看到整份客戶地址。
一份漂亮禮籃仍可能因客戶政策被拒收，或在共用前台送錯公司。做法是先留下接受政策的確認，再鎖定內容與物料，最後才發出所需的收貨資料。每次變更都指出影響哪一份文件；若只改地址，就不要順手重開已批准的品牌稿。
先確認客戶能否接受禮物
對方願意收件，不等於符合機構規則
先由熟悉客戶的同事詢問接受禮物的政策，包括是否要申報，以及送給個人或團隊有何限制。正進行招標或合約評審的客戶，宜先交合規同事判斷是否暫停贈禮。不要只因去年送過，便沿用名單；職務和政策都可能已改變。
廉政公署的常見問題特別提醒，與公共機構有業務往來時，不應把向商業夥伴送節日果籃或禮盒的慣例，套用於該機構的公職人員。禮品金額低也不是自行判定可送的理由。遇到這類收禮者，先取得適當確認，不要讓配送先行。[1]
在採購紀錄保留確認日期與負責人即可，毋須把整段客戶往來信件交給供應商。對方拒收時，可改為不附實物的感謝訊息；不要改送私人住址來繞過政策，也不要要求前台先收下再說。
禮盒與果籃先按收禮方式選規格
共有一籃和逐人一盒，需要不同清單
比較企業禮盒訂製時，先寫每份內容與包裝方向，再詢問可安排哪些品牌物料。要逐人帶走，宜核對盒數及每份配對卡片；送給整個部門分享，則先確認誰會接收和分派，而不是只把收件人改成主管姓名。
規格應列到可核對的程度，例如附卡位置、包裝尺寸及內容替換是否需要另批。特殊飲食要求要向商戶逐件確認；純素或清真的名稱本身，不是認證或無致敏原保證。未確認的項目留作待辦，不要在卡片印上肯定描述。
若選企業果籃訂購，可先按部門共享或獨立收禮整理份數，再查詢實際組合。不要以水果件數直接推算可供多少人享用，也不要假設不同客戶能共用同一籃。共用前台只代表收貨位置相同，不代表收禮單位相同。
標誌只能從獲授權的版本開始
檔案能開啟，仍要核對使用範圍
請品牌負責人提供正式標誌檔及適用規範，寫清楚公司名稱、主色與可用的單色版本。不要從網站截圖，也不要把合作客戶的標誌自行加上包裝。兩個品牌並列時，先取得各自確認，避免禮物被誤看成聯合推廣。
查詢企業果籃品牌訂製時，可把想使用的物料逐項說明，例如絲帶或賀卡，並要求回傳實際排版。頁面所列方向不能代替訂單確認；印製位置、檔案要求與可完成的效果，仍須按這次訂購逐項商議。
絲帶打結後可能遮住標誌，因此核稿不只看平面圖。請供應商展示標誌在成品上的朝向與可見範圍。檔名加上用途和版本日期，收回舊稿的製作許可；不要同時傳幾款圖，讓對方自行挑選。
樣本批准要說明批准了甚麼
內容、印刷與稱謂各有負責人
把樣本分成品牌呈現與禮物內容兩部分核對。品牌同事看標誌比例及賀卡文字，採購核對內容與報價範圍。若只是看照片，應註明尚未核對實物尺寸或印色；重要色差可先查詢能否安排物料樣本，不要以手機螢幕當作色板。
批准回覆寫明物料名稱和版本，比單說「可以」清楚。例如賀卡某版可印製，但內附食品仍待確認。卡片稱謂則交客戶負責人核對，尤其英文姓名次序及公司全名；賀卡署名不一定等於物流收件人。
設計確認後若內容被替換，先判斷有沒有影響包裝尺寸或卡片描述，再交相應同事重批。只修改一項不代表其他項目全部失效，但改動紀錄要附在訂單上，讓製作方知道甚麼仍然有效。
| 關卡 | 主要確認人 | 可放行的事項 | 仍未代表 |
|---|---|---|---|
| 品牌稿 | 品牌負責人 | 指定版本的標誌及物料設計 | 客戶已可收禮或名單已確認 |
| 收禮名單 | 客戶負責人 | 接受政策、收禮單位及稱謂 | 印刷可開始或配送已承諾 |
| 交付批次 | 採購及收貨負責人 | 有效配對清單與例外指示 | 商戶必然能按指定時段完成 |
收貨名單不要連同核稿四處轉發
按用途給資料，而不是按群組給整份表
私隱專員公署指出，收集個人資料須為合法且直接相關的目的，資料應必需、足夠但不超乎適度。套用到收貨安排，先判斷哪些聯絡資料確有需要；不要為了送禮，把生日、私人身份資料或客戶交易紀錄一起交出去。[2]
品牌核稿可用虛構稱謂，毋須看到真實電話。物流版本只保留交付所需欄位，另用收件編號配對卡片。若同一客戶有多份禮物，分清收禮者與代收人，並限制誰能下載名單；修改住址時由指定負責人確認，避免群組內幾份表同時流通。
公署亦說明，聘用資料處理者時，須以合約規範或其他方法確保資料保留及保安要求。交名單前，應說明用途、可接觸的人員及結案處理方法，並按實際需要訂保留期限。供應商要求額外欄位時，先問原因，不要以填滿表格為目標。[3]
批量交付要預留例外決定
拒收、改址和缺件都不宜由送貨人猜
出貨前按收件編號核對禮物份數、卡片和地址版本，再確認大廈收貨時段及誰可代收。集中送到辦公室時，另列各公司的包裹數與接收位置；不要讓前台自行按標誌猜收件單位。日期和時段是否可安排，須由商戶另行確認。
預先約定無人接聽或客戶拒收時，由誰批准改期、退回或停止交付。未有指示，不宜留下門外，也不應擅自轉送另一位客戶。涉及再送或更換的費用與限制要在訂單確認，不把補送視為免費或必然可行。
一批中有一份地址待確認，可先詢問能否把該份暫停，不必讓整批無限等待。每次改單都列出受影響的收件編號，要求接收者確認已取代舊資料。完成交付的紀錄要與未完成項目分開，避免重複送出。
| 改動 | 先核對影響 | 處理方向 |
|---|---|---|
| 只改地址 | 卡片和品牌稿是否沒有變 | 更新物流版本及受影響編號 |
| 只改卡片稱謂 | 印製狀態與禮物配對 | 客戶負責人核對，查詢能否換卡 |
| 替換內容 | 飲食要求、包裝尺寸及文字 | 採購確認，需要時再交品牌核稿 |
| 收禮政策未明 | 是否已進入製作或交付 | 暫停該份，先交合規或客戶負責人 |
批准樣本後才安排影像與結案
照片用途和送貨憑證不是同一件事
先分清照片是留作核稿紀錄，還是會公開作品牌宣傳。收貨照片不應順手發上社交平台，尤其畫面有姓名、電話或客戶辦公室標示時。可用空白卡片替代真實稱謂，並把物流標籤移出公開拍攝畫面。
需要商品拍攝時，以已批准的樣本為準，另確認品牌標誌可否公開及影像用途。拍攝是獨立工作，不代表影樓負責製作食品或配送。若拍後更換內容，圖片便可能不再代表最終禮物，應重新判斷是否仍可使用。
結案把有效設計稿與實際交付結果留在各自紀錄，未完成的項目交由指定同事跟進。按事先訂定的需要處理名單副本，不因下次節日方便便無限保留。日後再送，重新確認政策及聯絡資料，不照搬這次的批准。
- 記錄客戶接受禮物的確認人與日期，政策未明的份數先列待辦。
- 每份禮物列明內容規格，替換品和特殊飲食要求另行確認。
- 只傳送獲批准的標誌版本，說明可使用的物料及範圍。
- 品牌稿、卡片稱謂與交付名單分別由有權同事確認。
- 收貨資料按工作需要分發，交代用途、權限與保留安排。
- 出貨前逐一核對收件編號，寫清拒收、改址和再送的決定人。
- 公開照片移除物流標籤與個人資料，結案處理不再需要的名單副本。
客戶禮籃最重要的批准，不是一張好看的樣本照，而是清楚知道誰同意了哪件事。把品牌稿、收禮資格和交付名單各自確認，再用編號連接；遇到修改只處理受影響部分，才能讓心意送到正確地方，而不多傳一份不必要的資料。
只印自己的公司標誌，還需要品牌同事批准嗎？
宜按公司內部權限確認。標誌屬自己的公司，也可能有新版、禁止配色或使用位置的規範。採購取得檔案後，應請有權批准的人確認本次物料用途，而不是把能下載檔案視作可製作。
客戶說可以送到辦公室，算是接受禮物批准嗎？
這句話可能只確認地址。再問清楚對方機構能否接受及需否申報，並記錄由誰確認。若對方是公共機構相關人員，不要只憑收貨回覆判斷可送，應先尋求適當指引。
可否把完整名單給設計師，避免卡片印錯？
先分清設計師是否真的負責逐人卡片。共用版面可用示例文字核稿；個人卡片只提供必要稱謂及配對編號。電話與完整地址通常不幫助卡片設計，不必隨同傳送。
禮物已包好才改人名，應修改哪一份資料？
先查舊名出現在哪裡，以及是否已印製或出貨。賀卡稱謂和代收人可能不同，不能全部搜尋替換。列出受影響編號，向商戶確認能否換卡或改單，再發出唯一有效版本。
品牌樣本照片能直接用作客戶宣傳嗎？
先確認公開用途及標誌使用範圍，並移走真實個人資料。核稿照片只是呈現當時樣本，不等於最終內容已確認；如有替換，應先比較差異，避免宣傳圖讓人誤解實際禮物。
先整理本次收禮單位、品牌物料需求與待確認項目，再向相應商戶查詢可安排的規格及交付方式；涉及客戶政策或資料用途，先由公司負責同事確認。
資料來源與支持內容
- 廉政公署：常見問題
與公共機構有業務往來時，不應把向商業夥伴贈送節日果籃或禮盒的慣例套用於該機構公職人員；禮品價值並非自行判定可送的依據。
- 個人資料私隱專員公署：條例簡介
第1保障資料原則要求收集目的合法且直接相關，資料必需、足夠但不超乎適度。
- 個人資料私隱專員公署：條例簡介
聘用資料處理者時，須以合約規範或其他方法確保資料保留及保安要求。