辦公室週花責任：訂閱前先找保養負責人

先選擺放區域與用途

接待櫃枱不是所有花材的共用位置

先問花是給訪客看，還是讓同事在茶水間欣賞。接待處需要保留簽到和遞交文件的位置，會議室則要留意屏幕視線。量度可用桌面後，把花器連枝葉的外闊一併交給花店，不只報花瓶直徑；也找好臨時移走時的後備位置，避免有會議便搬到走廊。

比較枱花時，可先從連器尺寸與擺放形式着手，再確認是完整作品還是要自行插瓶。每天要移動的設計，照顧工作不只加水，還包括搬運和抹乾底部。試用期間只放一處，由當值同事記下哪些工作真的影響接待，之後才決定是否增加其他樓層。

桌花和盆栽的差別

輪值的是檢查，不是人人見花便澆水

若考慮辦公室盆栽，先提供實際位置的光線與冷氣情況，並索取該品種的照顧方法。有根植物與瓶插切花需要不同紀錄，不能把兩者寫成每日一杯水。植物標籤可註明名稱和查詢窗口，讓後備同事知道不明白時先問誰，不必憑葉片外觀自行施肥。

馬里蘭大學推廣部指出，室內植物應按需要澆水，而不是只跟固定日程；介質、濕度與溫度都會影響用水，托碟多餘水亦應倒掉。因此班表可以指定誰檢查介質，卻不應規定每班都加水。具體乾濕判斷仍按品種指引，若已委託上門護理，先確認同事是否需要介入。^[2]

週花與包月範圍

用實際日期取代方案名稱的猜測

查詢包月訂花時，請對方列明開始日、結束日及每次交付內容。月費名稱不能回答一個月有幾次更換，也不能證明花器或清潔已包括。把報價中未寫的事項逐項問清楚，尤其是送來成品、更換舊花，還是只交一束花材；三種安排對接待同事的工作量很不同。

查看週花訂閱安排後，應按公司有人當值的日期提出交收需要，另問遇上公眾假期如何處理。若希望每次連花瓶交換，須確認回收方法；若花瓶留在公司，就要安排清洗與存放。網站款式可幫助描述風格，但不應把獨立花禮的參考價當成整段訂閱費用。

把日常換水和專業修整分開詢問。訂單只寫定期配送時，不宜要求當值同事承擔未學過的修剪，也不宜假設花店會在兩次交付之間到場。不能確認的服務先列為未包括，公司才看得出方案是否符合現有人手。

輪班交收的紀錄

代收不等於批准修改訂單

主聯絡人負責跟花店確認更改，當值收花者則核對位置和件數。兩個角色可以不同，但同事要知道自己有沒有權接受花材替代或改送日期。大廈大堂代收後，仍需有人把花交到展示區；不要只在群組寫已到，卻沒有下一位接手的人。

共用紀錄保留送達時間、擺放位置、花器編號及異常便足夠，不用每班重填整張訂單。花器有裂痕或成品與確認方向明顯不符時，先拍下受影響部分，再由主窗口查詢處理。照片避開訪客文件與屏幕資料；交班時標示待回覆事項，後備才不會以為問題已解決。

花器水分及清潔責任

照顧指引要連工具和時間一起安排

皇家園藝學會建議瓶插切花使用清潔花瓶，每隔數天檢查水位，並一般每二至四天換水。這說明每週送一次花，不代表中途不用照顧。把檢查與換水列入當值工作，先按花材指引安排；花泥作品不能直接套用整瓶倒水的方法，收花時便應問清楚補水位置。^[1]

換水前要找好水源與清洗地方，預留抹布和可暫放花材的乾淨容器。若洗手盆太小，或花器太重，不應要求同事一邊接電話一邊搬動。可改用較易處理的尺寸，或向供應商詢問連器交換。清潔外判同事是否負責花器亦要確認，不能把這工作默認加進日常抹枱範圍。

假期停送與替代

放假前確認，復工前再接回安排

長假期間無人接待，優先詢問停送或改期，而不是收花後放着等待復工。行政應在已確認的通知期限前提出要求，並保留對方回覆；延期、扣減或取消如何計算，要看個別訂單。公司搬遷或裝修也應同樣處理，不能以為門口有人便代表室內仍適合展示。

已有植物留在公司時，先確認假期照顧人是否能進入辦公室；不要只安排澆水，卻忘了門禁。復工日期、首批交收和舊花器回收可放在同一紀錄內。若沒有可行照顧方法，向供應商查詢暫移或其他安排，未得到確認前不要承諾同事可把植物帶回家代養。

定期檢討是否值得持續

看展示使用情況，也看誰額外花了時間

試行後不只看花好不好看，還要問展示區是否經常使用，換水有沒有落在同一個人身上。若午飯前臺最忙，便調整檢查時段；若會議室長期空置，可減少該處更換頻率。這些是公司內部選擇，不等於供應商必然接受更改，仍要先確認新安排。

續訂前由後備同事試着接手一次，看看能否找到指引和工具。若每次都要問原負責人，問題是交接不足，而不是同事不願照顧。再核對已送與未送次數，以及結束服務時的花器歸還方式；需要縮小方案便提早討論，讓最後一批花也有清楚的收尾責任。