聚會與到會
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無廚房場地聚餐：先問清楚供應商做甚麼
無廚房場地聚餐的報價有沒有漏項，要看食物送達後，是否有人能按場地條件接手。先取得飲食及設備使用許可，再把搬運、擺盤、保存和收拾逐項指定負責人。餐費較低但需要你補人手或器材的方案，未必更合用。
沒有廚房不等於不能聚餐，但不能假定活動室能翻熱、冷藏或洗餐具。問價時交出場地限制與實際開餐時間，要求商戶列明已包、另收費及不提供的項目。沒有答案的工作先當未落實，不要靠活動當日臨時找朋友補位。
先畫出場地限制
把房間實際能做的事交代清楚
先向場地管理人確認能否帶外來食物，有沒有指定飲食區，以及租用時間是否包括準備和清潔。相片看到一張枱，不代表那張枱可放熱盤；看到茶水間，也不代表租客獲准使用雪櫃或微波爐。
記下房門和升降機的位置，量度餐枱可用長度，並問清楚有沒有洗手及清理地方。若管理人只批准房內進食，便不要把走廊當後備餐區。把已確認資料和仍待批准的項目分開，商戶才知道哪些安排可以作準。
未決定餐飲形式，可從 YumYum 的到會頁面了解主餐、甜品、飲品與飯盒等方向，再按房間能提供的設備縮窄選擇。這一步是整理需求，不是把首頁的餐飲介紹當成已承諾包辦場地工作。
報價包括甚麼
送到、擺好與留下照料是三回事
查看 YumYum 的到會服務頁後，應把想訂的餐飲類型連同場地資料交給商戶詢問。報價寫「送餐」時，要再問交收停在哪裏；寫「擺設」時，要問是否包括拆包裝、放餐具和開啟設備，而不是只把餐盤放上枱。
供應商離場後，誰補餐、換夾或處理打翻的飲品，也要有答案。需要現場人手便寫明到場及離場時間，以及工作範圍。負責接待賓客的主辦人，未必能同時在樓下收貨和照料餐枱。
下表是詢價時的分工提示，不代表任何品牌的套餐內容。每個格都應填上實際負責人；兩邊都以為對方會做的事，正是最容易在開餐前留下的缺口。
| 工作 | 只交收餐點時 | 如需現場協助，應確認 |
|---|---|---|
| 搬入房間 | 主辦人安排接貨及搬運 | 送達樓層、入口與搬運範圍 |
| 拆包裝及擺盤 | 主辦人按保存說明處理 | 擺放工作、餐枱及取餐工具由誰提供 |
| 冷熱保存與補餐 | 先確認設備及負責人，不能視為已包 | 器材規格、照料人手及服務時段 |
| 回收器材 | 核對是否需要另約回收 | 回收時間、清洗要求及點算方式 |
| 清潔及家具復位 | 向場地確認租客責任 | 垃圾、枱面及地面是否在服務範圍內 |
熱食與冷食的條件
沒有翻熱設備，不代表改冷盤便解決
食物安全中心的自助餐指引列明，冷存食物應保持攝氏四度或以下，展示熱食應保持攝氏六十度以上。沙律或三文治不需翻熱，卻仍有冷存需要。問價時要說清楚場地沒有雪櫃，讓商戶回覆適合的保存安排。[1]
食物安全中心的外送食物指引指出，食物處於危險溫度範圍的時間須累計，包含處理、貯存及運送，不能由揭蓋才開始計。若收貨後還要等主持環節結束才開餐，這段等待也要交代，不能只說活動的開始時間。[2]
請商戶按餐點說明交收後怎樣保存、何時食用及有甚麼限制。保溫袋是運送配套，不應自行當作整晚保存的保證。若所需設備不獲場地批准，便縮短等候或改餐飲形式，無法解決時應考慮換場。
桌面及插座需求
餐盤放得下，也要留下取餐位置
請商戶提供餐盤及器材的大概尺寸，再在枱面試排。要預留揭蓋、放公用夾和取碟的位置，飲品宜另設一角，避免倒飲品的人堵着取主食的人。後備餐點也需要可用的保存位置，不能隨手放在地下。
食物安全中心建議每次只展示小量食物，並避免將展示過的食物與新配製的食物混和。分批上枱能否做到，取決於後備食物的保存設備和補餐人手；不能只把大盤拆成小盤，便忽略未上枱部分的去向。[3]
如方案需要電器，先把型號及用電要求交給場地確認，問清楚哪些插座可用，不要自行用拖板解決一切。場地若不准明火或燃料保溫，應提早排除相關器材，而不是送到後才改。
入貨與收拾責任
把地面交收接到房間退場
交收資料要寫到哪個入口和樓層，不能只有屋苑或大廈名稱。先問訪客登記、上落貨位置和升降機使用安排，指定一人保持電話暢通。如只在地面交收，便要預留搬運人手，不能假定送貨人會替你搬上樓。
收貨時核對餐點數量與標籤，查看容器有沒有破損或滲漏，並接收保存說明。有疑問即時聯絡商戶，不要先把所有包裝丟掉。冷熱食物按已確認安排處理，避免為了拍一張全枱相而提前全部揭蓋。
退場也要分清由誰負責。租借器材何時回收、是否要清洗、垃圾可以放在哪裏，都要向相應一方確認。若商戶只取回器材，地面污漬和家具復位仍可能由租客負責；把清潔時間留在租期內。
比較三份方案的方法
先補齊必要工作，再看總額
把相同人數、開餐時段和交收地點發給各商戶，要求按同一份必要清單回覆。餐點以外，另列器材、人手及運送安排。缺少報價的項目標作未確認，別當作零元；再看補齊後的總額和你要承擔的工作量。
YumYum 的到會推介頁可作菜式風格和用餐形式的參考，但最終選擇仍要回到這個房間的限制。沒有冷存或保溫條件的方案，即使菜式吸引，也應先請商戶提出可行替代，不宜只憑排名或宣傳字眼下訂。
例如一份方案只交收餐盒，另一份包括搬入及擺放，不能只比較每位餐費。若前者需要你租器材或離開接待位置搬貨，就把相關費用和人手負擔一併考慮。清楚說明不提供甚麼，有時比籠統寫「全包」更有用。
下訂前的書面確認
讓各方按同一版本準備
最後確認文件應列出日期、交收及開餐時間，附上入口資料和餐枱位置。每項設備與工作旁寫明由誰提供，場地批准的器材也要對上版本。聊天記錄若多次改人數或時間，請商戶整理成最後確認，不靠大家自行翻舊訊息。
再問清楚加減人數的截止、改交收地點的處理，以及延誤時聯絡誰。特殊飲食需要應逐款確認成分和製作安排；素食等名稱不等於其他限制都符合，也不是無致敏原保證。不能確認的要求，不要替商戶向賓客承諾。
場地一方確認使用規則，商戶一方確認餐飲及服務，兩者不能互相代答。付款前把仍未答覆的必要項目列出；涉及保存設備、進場或退場而未解決，就暫緩落實，不要把重要決定留到送餐當天。
- 取得場地對外來食物、飲食區及器材使用的確認。
- 把入口、樓層、登記要求及交收電話交給商戶。
- 寫明交收與開餐時間，並確認等待期間的保存安排。
- 逐項記下搬運、擺盤、補餐及清潔的負責人。
- 核對餐盤尺寸、餐枱空間及獲准使用的插座。
- 下訂前取得最後報價版本，確認改動條件與退場安排。
選餐前先確定房間能做甚麼，選商戶前先確定誰接手。真正可比較的報價，應讓你知道餐點以外還欠哪些工作、設備和費用。只要每項必要安排有人負責，交收與退場接得上，便不用靠「全包」兩字猜測當天會發生甚麼。
場地只有微波爐，能否安排所有熱食即場翻熱？
不能只看有沒有微波爐。先問場地是否准用，再核對容器、容量和出餐時間，請商戶確認餐點的翻熱方式。若要輪流加熱很多份，便應改用餐安排，不能假定一部小型電器足夠。
商戶只送到樓下，我需要準備甚麼？
先取得箱數、重量和交收時段，確認入口到房間的路線，安排能搬運的人及場地准用的工具。接貨者要知道怎樣處理冷熱餐點，不能把餐箱留在大堂後便回去接待。
包擺盤是否代表有人留場收拾？
不是。擺盤可能只是一段準備工作。問清楚人員是否離場，以及補餐、器材回收和清潔是否另計，並把起訖時間寫進確認。沒有列明的工作先當未安排。
活動開始前一小時送到，是否一定較穩妥？
提早送達只增加準備時間，不會自動解決食物保存。把收貨到開餐的空檔告訴商戶，確認所需設備及可行交收時間；若房間仍未開放，還須先解決等候地點。
場地不准用保溫器材，是否只能取消聚餐？
先請商戶按限制提出其他餐點或交收方式，再核對冷存需要及實際食用時間。改用飯盒或冷盤並非自動安全。若任何方案都無法提供所需保存條件，才考慮換場或取消餐飲部分。
把場地限制、交收及開餐時間整理好，向餐飲商戶索取逐項列明服務範圍的報價；同時向場地管理人確認設備和退場要求，再決定是否下訂。
資料來源與支持內容
- 食物安全中心：確保供應安全的自助餐
冷存食物保持攝氏四度或以下，展示熱食保持攝氏六十度以上；不用翻熱的冷盤亦有冷存需要。
- Centre for Food Safety: Control for Safe Delivered Foods
食物處於危險溫度範圍的時間須累計，包括處理、貯存及運送，不能僅由食物揭蓋或收貨起算。
- 食物安全中心：確保供應安全的自助餐
每次只展示小量食物，避免把展示過的食物與新配製食物混和。